Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA): Wie Sie unnötigen Aufwand beseitigen

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Suchst du nach Möglichkeiten, unnötigen Arbeitsaufwand zu vermeiden und gleichzeitig die Effizienz deines Teams zu verbessern? Automatisierung könnte hier die Lösung sein. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben spart dem Team und dir Zeit und kann sogar dazu beitragen, kleine Fehler im Arbeitsalltag zu vermeiden. Und in Sachen Effizienz gibt es nichts Besseres, als endlich wieder mehr Zeit zu haben.

In diesem Artikel gehen wir auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen ein und erläutern den Begriff, die Vorteile der Implementierung eines eigenen Systems und Beispiele für gängige Aufgaben, die du automatisieren kannst. 

Was versteht man unter Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Kurz gesagt: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPA) ist der Einsatz von technologiegestützter Automatisierung zur Erledigung wiederkehrender Aufgaben in einem Unternehmen, bei denen manuelle Arbeit ersetzt werden kann. Das mag zwar kompliziert klingen, doch handelt es sich dabei um die Übertragung von Aufgaben an ein Tool anstelle eines Teammitglieds. Der eigentliche Trick besteht darin, das Tool so zu implementieren, dass es den Anforderungen des Unternehmens optimal gerecht wird.

Im Bereich der Automatisierung gibt es viele verschiedene Methoden. Vom Geschäftsprozessmanagement bis hin zur Automatisierung von Roboterprozessen – im Folgenden eine kurze Begriffsabgrenzung:

Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) vs. Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Geschäftsprozessautomatisierung wird oft mit Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) verwechselt – und das aus gutem Grund. Denn Geschäftsprozessmanagement ist der Oberbegriff für verschiedene Automatisierungstechniken.

Unter BPM versteht man die Disziplin, in der Menschen verschiedene Methoden anwenden, um Geschäftsprozesse zu entdecken, zu modellieren, zu analysieren, zu messen, zu verbessern, zu optimieren und zu automatisieren. Somit ist BPA nur ein kleiner Teil von BPM.

Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) vs. Automatisierung von Roboterprozessen (RPA)

Auch wenn die beiden Begriffe ähnlich sind, gibt es doch einige Unterschiede. Während BPM ein ganzheitlicher Ansatz ist, der technologiegestützte Automatisierung nutzt, ist RPA (Robotic Process Automation, RPA) ein spezifischer Ansatz, der Software-Roboter und künstliche Intelligenz einsetzt.

Per Definition ist RPA eine Form der Geschäftsprozessautomatisierung, die auf metaphorischen Software-Robotern oder auf künstlicher Intelligenz basiert.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?

Jetzt kommt der spannende Teil! Welche Prozesse kannst Du automatisieren? Eigentlich gibt es eine unendliche Anzahl von Aufgaben, die sich automatisieren lassen. Der knifflige Teil besteht darin, genau zu wissen, wie das geht. 

Am besten fängst Du mit einfachen Aufgaben an und arbeitest dich langsam an komplexere Automatisierungsprozesse heran. Zu den gängigen Aufgaben, die Unternehmen automatisieren, gehören Projektleistungen, Dateneingabe, Verkaufsaufträge und sogar die Gehaltsabrechnung – all das kann Zeit und Kosten für dein Team und dich sparen. 

Deine Möglichkeiten hängen von den Tools und der Software ab, die du bereits einsetzt. Daher solltest du dich zunächst über die zur Verfügung stehenden Funktionen informieren, bevor du zu tief in die Automatisierung einsteigst. Wenn du noch keine Tools einsetzt, solltest du herausfinden, ob eine Workflow-Management-Software für dich geeignet ist. Mittlerweile bringt gängige Standard-Software wie Microsoft 365 / Office 365 oder die jeweiligen Google/Apple Varianten bereits Möglichkeiten zur Automatisierung mit. Die Chancen stehen also gut, dass kein großes Projekt oder Investment in neue Software nötig ist.

Hier einige der gängigsten Aufgaben, bei denen du die Automatisierung von Geschäftsprozessen einsetzen kannst. 

Projektaufgaben

Bei den meisten Projekten, an denen du mitwirkst, gibt es eine Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen – sogenannte Abhängigkeiten. Während einige Teams die Automatisierung nutzen, um bessere To-do-Listen zu erstellen, bevorzugen andere Teams Methoden wie Kanban-Boards oder Gantt-Chart-ähnliche Zeitleisten. Unabhängig davon, welche Methode du bevorzugst, kann die Automatisierung bei der Erstellung dieser Aufgaben und in einigen Fällen sogar bei deren Abschluss helfen. 

Du kannst die Automatisierung von Projektaufgaben folgendermaßen nutzen:

  • Aufgaben in das richtige Projekt verschieben
  • Aufgaben dem entsprechenden Teamkollegen zuweisen
  • Beteiligte über Projektabhängigkeiten benachrichtigen
  • Fälligkeitsdaten festlegen und verschieben
  • Arbeiten zum richtigen Zeitpunkt abgeben

Durch die Automatisierung von Routinearbeiten wie der Verwaltung von Projektaufgaben kannst du Teammitgliedern automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten einfach verschieben und Beteiligte über Änderungen informieren. 

Kommunikation

Die Automatisierung von Kommunikationsabläufen ist eine weitere Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu optimieren. Von Projekterinnerungen bis hin zu wöchentlichen Team-Updates – diese kleinen (aber zeitaufwändigen) Aufgaben können ein wichtiger erster Schritt zur Schaffung eines intelligenteren Geschäftsprozesses sein. 

Du kannst die Automatisierung der Kommunikationsabläufe folgendermaßen nutzen:

  • Projekterinnerungen versenden
  • Status-Aktualisierungen für Teams
  • Meetingprotokolle für Teammitglieder
  • Kundenorientierte Mitteilungen versenden
  • E-Mail-Serien an neue Kunden versenden

Anhand der obigen Beispiele wird deutlich, dass es eine breite Palette von Möglichkeiten zur Automatisierung der Kommunikationsabläufe gibt. Jede dieser Möglichkeiten kann sowohl bei internen als auch externen Aktualisierungen und beim Kundensupport helfen.

Dateneingabe

Die meisten Unternehmen setzen auf Automatisierung, um die Dateneingabe zu vereinfachen. Es handelt sich dabei um eine mühsame Arbeit, die zudem sehr zeitaufwändig ist. Die Dateneingabe ist eine sich wiederholende Tätigkeit, die in der Regel monatlich oder wöchentlich erledigt werden muss. 

Du kannst die Automatisierung der Dateneingabe folgendermaßen nutzen:

  • Doppelte Dateneingabe vermeiden
  • Formulare importieren
  • Dateninkonsistenzen melden und vermeiden
  • Daten an die entsprechenden Beteiligten weiterleiten
  • Kundeninformationen speichern

Abgesehen von diesen Funktionen kann die automatisierte Dateneingabe, die andernfalls manuell erfolgen würde, zur Senkung der Betriebskosten beitragen. 

Kundenaufträge

Wenn das richtige CRM-System vorhanden ist, kann die Automatisierung bei der Erfassung und Weiterleitung von Kundenauftragsdaten helfen. Dies kann aus einer Reihe von Gründen hilfreich sein, wie etwa bei der Betreuung von Kunden und der Personalisierung von Marketingkampagnen. 

Du kannst die Automatisierung für Kundenaufträge wie folgt nutzen:

  • Kunden bedienen
  • Marketingkampagnen personalisieren
  • Den Produkterfolg vorhersagen
  • Markttrends verfolgen

Diese Fähigkeiten verschaffen deinem Team und dir nicht nur mehr Zeit, sondern können dem Unternehmen auch helfen, sich auf dem Markt zu behaupten und bei künftigen Wachstumsstrategien unterstützen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung, Rechnungsorganisation

Die Gehaltsabrechnung ist eine notwendige Aufgabe in jedem Unternehmen. Wer die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer noch manuell durchführt, verspielt die Vorteile einer Automatisierung des Prozesses. Auch die Durchführung der Buchhaltungsvorbereitung kostet in den meisten Unternehmen nach wie vor viel Zeit. Ähnlich wie bei anderen Geschäftsprozessen, die wir oben beschrieben haben, kann die Automatisierung Fehler vermeiden, schnellere Abarbeitung möglich machen und dich davor bewahren, stundenlang im Büro zu sitzen. 

Sie können die Automatisierung der Buchhaltungs- und Abrechnungsthemen folgendermaßen nutzen:

  • Gehaltsabrechnung vorlegen
  • Berichte zur Gehaltsabrechnung erstellen
  • Gehaltsabrechnung für Teammitglieder bereitstellen
  • Arbeitsstunden für bezahlten Urlaub anpassen
  • Eingangsrechnungen automatisch ablegen und sortieren
  • Rechnungen automatisch an den Buchhalter übermitteln
  • Vorbereitende Rechnungskontrolle

Zu den Aufgaben, die Sie unbedingt automatisieren sollten, gehört die vorbereitende Buchhaltung und auch Teile der Gehaltsabrechnung, denn damit können Sie Ihrem Team viel Arbeit ersparen. 

Arbeitsabläufe durch Geschäftsautomatisierung optimieren

Der Schlüssel zur Schaffung eines effizienteren Teams liegt in der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Vom Aufspüren von Ineffizienzen bis hin zur Vermeidung von Fehlern – alles beginnt mit der Automatisierung. Sie kann alles verbessern, von deinem Einarbeitungsprozess bis hin zur Kundenzufriedenheit. 

Suchst du nach weiteren Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung oder hast konkrete Geschäftsabläufe, von denen du glaubst, dass sie nicht manuell ablaufen müssen? Wir helfen Dir gerne dabei für dich individuelle Lösungen zu finden.

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