Rechnungsfreigabe und Ablage. automatisch. Effektiv.
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Täglich erhalten wir Rechnungen via Email oder als Papierrechnung bei unserem Unternehmen. Entweder sind das Posten, welche direkt überwiesen oder auf Termin zur Auszahlung gebucht werden. Oder es sind Rechnungen, die der Geschäftsführer erst freigeben muss. Zusätzlich wird jede Rechnung anschließend dem Buchhaltungs-Dienstleister digital zur Verfügung gestellt. grëadô hat den Prozess für sich selbst vereinfacht. Das spart uns eine Menge Zeit und unnötige Klicks.
Wir erhalten täglich Rechnungen, die meisten davon tatsächlich per Email im PDF Format. Andere wiederum landen als Papierrechnungen bei uns und wir scannen diese ein, da wir möglichst papierlos arbeiten.
Emails werden im Büro gelesen, der Anhang wird geöffnet und geprüft, möglicherweise wird der Geschäftsführer gebeten die Rechnung freizugeben, dann wird er im Rechnungseingangsordner abgespeichert. Der Buchhalter erhält eine Kopie des PDF, das wird manuell auf eine gemeinsame Ablage gelegt. Bei jeder Rechnung verbringen wir zwischen 2 und 3 Minuten. Und das summiert sich über den Monat.
Wir haben den Prozess daher für uns mit Power Automate vereinfacht und automatisiert. Lediglich die manuellen Teile der Rechnungskontrolle bzw. der anschließenden Banküberweisung wird noch durch eine Person durchgeführt, alle Teile die mit Ablegen, Kopieren und der Freigabe durch die Geschäftsführung zu tun haben sind bereits automatisiert.
Umgesetzt wurde das komplett mit Microsoft 365 – es wurden nur bestehende Komponenten intelligent miteinander verbunden.
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